Je organisatie werkt in Microsoft 365. Documenten staan in Teams en SharePoint. Medewerkers werken hybride. Er worden bestanden gedeeld met klanten, leveranciers en ketenpartners. Alles lijkt soepel te lopen. Totdat er vragen komen. Waar staat de laatste versie van dat contract? Wie heeft toegang tot die financiële rapportage? Waarom staat dit bestand nog op een oude fileshare? Kunnen we aantonen dat we voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en NIS2?

 

Dit lijken op het eerste oog misschien technische IT-vragen, het zijn echter Data Governance-vragen. Grip op informatie is een bestuursaangelegenheid, daarna een IT-vraagstuk.

In dit blog lees je wat Data Governance écht betekent, waarom het onmisbaar is voor je organisatie en hoe je ervoor zorgt dat informatie geen risico wordt, maar een strategisch stuurinstrument.

 

Wat is Data Governance eigenlijk?

Data Governance is het geheel aan afspraken, rollen en processen waarmee je bepaalt hoe je organisatie met informatie omgaat. Van het moment dat een document wordt aangemaakt, tot het moment dat het wordt gearchiveerd of vernietigd.

Dat klinkt allemaal vrij abstract. In de praktijk is Data Governance juist heel concreet. Het gaat over vragen als:

• Wie is eigenaar van deze informatie?
• Wie mag het bekijken of bewerken?
• Hoe lang moeten we het bewaren?
• Waar slaan we het op?
• Hoe beschermen we het tegen misbruik of verlies?

Belangrijk om te begrijpen: Data Governance gaat niet alleen over techniek, het gaat over verantwoordelijkheid. Directie en management van een organisatie bepalen de kaders, IT zorgt dat de verschillende systemen het ondersteunen.

Waarom is Data Governance urgenter dan ooit?

De hoeveelheid informatie binnen organisaties groeit explosief. E-mails, Teams-chats, projectdocumenten, rapportages, contracten, klantgegevens. Alles wordt digitaal vastgelegd. Tegelijkertijd werken medewerkers steeds vaker vanaf verschillende locaties en apparaten. Dat maakt samenwerking makkelijker, maar vergroot ook de complexiteit met betrekking tot data-veiligheid.

Daarbovenop komt wetgeving zoals de AVG, die voorschrijft dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk. En de NIS2-richtlijn, die strengere eisen stelt aan cyberweerbaarheid en risicobeheersing voor kritische bedrijfssectoren.

Het risico zit daarbij niet alleen in hackers van buitenaf. Het zit vaak in onduidelijkheid in de interne organisatie. Een verkeerde versie van een document. Te ruime toegangsrechten. Bestanden die op meerdere plekken rondzwerven.

Zonder duidelijke afspraken wordt informatiebeheer zo heel onvoorspelbaar en ongrijpbaar. Met alle risico’s van dien.

Het hybride landschap: waar gaat het mis?

In veel organisaties zie je hetzelfde beeld: oude fileshares die nog steeds worden gebruikt, SharePoint-omgevingen zonder duidelijke structuur, OneDrive in gebruik als persoonlijke opslag, Teams-kanalen waarin documenten automatisch worden opgeslagen en externe samenwerkingen met gedeelde mappen.

Dit leidt tot versnippering en onoverzichtelijkheid. Want welke versie is leidend? Wie is er eindverantwoordelijk voor de inhoud? Wat gebeurt er als er later intern of extern discussie ontstaat?

Stel je voor: een projectleider slaat een offerte op in Teams. De financieel manager bewaart een kopie op de fileshare. Iemand anders stuurt de offerte per e-mail rond. Drie versies. Geen duidelijk eigenaarschap.

Goede Data Governance voorkomt dit soort situaties.

Classificatie, niet alle informatie is gelijk

Een belangrijk onderdeel van Data Governance is classificatie van data en informatie. Classificatie betekent dat je informatie indeelt op basis van vertrouwelijkheid. Niet elk document is namelijk even gevoelig. Een marketingbrochure vraagt om een andere aanpak dan een salarisadministratie.

Door vooraf vast te leggen wat waar onder valt, voorkom je willekeur. Een veelgebruikt dataclassificatie-model onderscheidt hiervoor vijf niveaus:

Openbaar

Informatie die zonder risico gedeeld mag worden, zoals een brochure.

Intern

Informatie voor intern gebruik, zonder gevoelige gegevens.

Vertrouwelijk

Klantgegevens, offertes, contracten.

Geheim

Financiële rapportages, broncode, strategische plannen.

Zeer geheim

Informatie die slechts voor een zeer beperkte groep toegankelijk mag zijn.

 

Gevolgen inrichting informatiebeheer

Heb je eenmaal vastgesteld onder welk classificatieniveau iets valt? Dan heeft dat directe gevolgen voor de inrichting van het informatiebeheer van je organisatie. Daarbij moet je als management en directie deze vragen concreet beantwoorden:

• Waar mag het worden opgeslagen?
• Wie krijgt toegang?
• Wordt extra versleuteling toegepast?
• Hoe lang bewaren we het?

Binnen Microsoft 365 kun je dit technisch ondersteunen met labels en toegangsbeleid. Maar de keuze wat onder welk label valt, is een bestuurlijke beslissing.

Metadata: context maakt informatie betrouwbaar

Eén van de ondersteunende factoren bij Data Governance, informatiebeheer en documentbeheer is het gebruik van metadata. Metadata geeft context aan informatie.

Metadata is informatie over informatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: wie is de eigenaar/maker van het document? Bij welk project hoort het? Welke status heeft het document; concept, definitief? Wanneer is het aangemaakt? Wat is het vertrouwelijkheidsniveau?

Zonder metadata moet je zoeken, gokken en interpreteren. Een document zonder context is nu eenmaal lastig te vertrouwen. Met goede metadata wordt informatie vindbaar, herleidbaar en controleerbaar.

Stel dat je tijdens een audit moet aantonen wie toegang had tot een contract. Als dat contract correct is gelabeld en gekoppeld aan de juiste metadata, kun je dat eenvoudig inzichtelijk maken.

Metadata is daarmee geen administratieve last, maar een fundament voor betrouwbaarheid.

 

Document lifecycle: van creatie tot vernietiging

Elk document doorloopt een levenscyclus, ook wel document lifecycle genoemd. Het wordt aangemaakt, bewerkt, gedeeld, vastgesteld en uiteindelijk gearchiveerd of vernietigd. In de praktijk gaat het vaak mis bij versiebeheer. Je (her)kent het vast wel: “Definitief_v3_nieuw_echt_definitief.docx”. Dat is geen Data Governance, maar symptoombestrijding.

Belang van versiebeheer

Goed versiebeheer betekent dat het systeem bijhoudt wie wanneer wijzigingen heeft aangebracht. Eerdere versies blijven beschikbaar. En een definitieve versie kan worden “bevroren”. Dat laatste noemen we ook wel Records Management, een document officieel wordt vastgelegd en niet meer gewijzigd mag worden. Denk aan een getekend contract of een goedgekeurd beleidsdocument. Dit is cruciaal voor compliance en juridische zekerheid.

Retentie: hoe lang mag je iets bewaren?

Veel organisaties bewaren alles “voor de zekerheid”. Dat voelt veilig. Maar het is vaak niet toegestaan. Volgens de AVG mogen persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Tegelijkertijd zijn er wettelijke bewaarplichten, bijvoorbeeld voor fiscale administratie.

Retentiebeleid brengt hierin balans. Daarin leg je vast welke documenten minimaal X maanden, X jaar of voor altijd bewaard moeten blijven, wanneer iets automatisch wordt gearchiveerd en wanneer het wordt vernietigd. Dit voorkomt dat je onnodig risico loopt én dat je opslagkosten blijven stijgen.

Zowel de document lifecycle, versiebeheer en het retentiebeleid kun je met een document management systeem (DMS) ondervangen.

Wie heeft er toegang tot informatie?

Wie heeft er in jouw organisatie toegang tot welke informatie? Veel datalekken ontstaan namelijk niet door geavanceerde hacks, maar door te ruim ingestelde toegangsrechten. Iemand verandert bijvoorbeeld van functie, maar behoudt toegang tot oude mappen. Of een externe partij krijgt tijdelijke toegang, maar die wordt niet ingetrokken.

Daarom is rolgebaseerde toegangscontrole essentieel. Medewerkers krijgen alleen toegang tot informatie die nodig is voor hun functie. En voor externe partijen geldt dat zij alleen toegang hebben tot informatie die nodig is voor hun betrokkenheid bij een project of traject. Beide zaken kun je (laten) inrichten via identity-platformen zoals Microsoft Entra ID.

Ook hierbij geldt dat de keuze wie wat mag zien bij het management of de directie ligt en dat de techniek ondersteunt.

 

De menselijke factor: gedrag bepaalt het risico

Hoewel technische systemen steeds geavanceerder worden, blijven menselijke fouten en gedragspatronen de meest gebruikte ingang voor cybercriminelen.

Het is de belangrijkste oorzaak van beveiligingsincidenten: naar schatting is 68% tot wel 95% van alle datalekken te herleiden tot menselijk handelen. De gemiddelde kosten van een datalek bedroegen in 2025 wereldwijd €3,74 miljoen euro.

De meeste incidenten ontstaan natuurlijk niet door kwade opzet, maar door onoplettendheid of een gebrek aan kennis. Een paar voorbeelden:

Phishing en Social Engineering

Dit blijft de meest voorkomende methode waarbij medewerkers worden verleid om op schadelijke links te klikken of inloggegevens te delen.

Verkeerde adressering

Het versturen van gevoelige informatie naar de verkeerde e-mailontvanger is een veelvoorkomende dagelijkse fout.

Wachtwoordbeheer

Het gebruik van zwakke of hergebruikte wachtwoorden maakt systemen kwetsbaar.

Onveilige gegevensverwerking

Onzorgvuldig omgaan met gevoelige data, zoals het opslaan in onbeveiligde cloudomgevingen.

Generatieve AI (GenAI)

De opkomst van AI-tools brengt nieuwe risico’s met zich mee, zoals het onbedoeld delen van bedrijfsgeheimen via openbare AI-modellen.

Data Governance: van theorie naar praktijk

Data Governance is geen beleidsdocument dat in een la verdwijnt zodra het is opgesteld. Wanneer je het goed inricht, levert het concrete voordelen op zoals betere managementinformatie, betere samenwerking, snellere audits, minder risico op boetes of reputatieschade, minder dubbele bestanden en minder opslagkosten. Informatie is hiermee geen risico, maar een strategisch middel.

Data Governance werkt echter pas als techniek, beleid en gedrag op elkaar aansluiten. Daarom vraagt het ook om bewustwording bij medewerkers in alle lagen van de organisatie. Zij moeten begrijpen waarom classificatie belangrijk is, waarom Multi-factor Authenticatie (MFA) nodig is, waarom je bestanden niet opslaat op onbeveiligde USB-sticks en wat phishing en social engineering inhoudt.

Om de menselijke factor van een zwakke schakel naar een verdedigingslinie te buigen, kun je als bedrijf het volgende doen:

Security Awareness trainingen

Investeer in regelmatige Security Awareness trainingen die verder gaan dan een eenmalige sessie, gericht op gedragsverandering.

Multi-factor Authenticatie (MFA) afdwingen

Dwing MFA voor alle gebruikers af. Zo maak je gestolen inloggegevens waardeloos.

Data Loss Prevention (DLP) instellen

Dit zijn systemen die medewerkers behoeden voor fouten, zoals een waarschuwing bij het versturen van gevoelige data naar externe adressen.

Open cultuur zijn

Creëer een omgeving waarin medewerkers fouten – zoals het klikken op een phishinglink – durven te melden zonder angst voor sancties.

 

IDB4ict en Data Governance

IDB4ict ondersteunt organisaties bij het vertalen van Data Governance in concrete acties naar een veilige en beheersbare Microsoft 365-omgeving. Dat betekent onder meer:

• het ontwerpen van een Data Governance-architectuur die past bij je organisatiedoelstellingen;
• het inrichten van identity- en accessmanagement met Microsoft Entra ID;
• het configureren van security- en compliancebeleid binnen Microsoft 365;
• het ondersteunen van classificatie-, retentie- en lifecyclebeleid;
• het leveren van beheer en monitoring via managed services;
• het geven van security awareness trainingen.

Zo wordt Data Governance geen theoretisch kader, maar een integraal onderdeel van je IT-landschap.

 

Samenvatting

Data Governance is geen administratieve verplichting, maar een onmisbare randvoorwaarde voor digitale volwassenheid. Zeker in het AI-tijdperk. Zonder goede Data Governance groeit informatie ongecontroleerd, nemen risico’s toe, wordt compliance complex, verslechtert de datakwaliteit en vertraagt besluitvorming.

Met goede Data Governance werk je gecontroleerd en aantoonbaar compliant, verbeter je de kwaliteit van je informatie, vergroot je de cyberweerbaarheid van je organisatie en maak je betere strategische keuzes.

Data en informatie zijn daarmee geen kwetsbaarheden, maar gecontroleerde, betrouwbare en strategische assets.