Private cloud voor Fintage House
De uitvoering van de private cloud voor Fintage House is heel bijzonder en specialistisch van aard geweest. “Het klinkt zo klassiek. Meerdere internationale omgevingen migreren naar een centrale locatie. Zonder IDB4ict was dit allemaal niet gelukt. Het partnership heeft ons daar gebracht,“ zegt extern adviseur Peter Bartels van Ontwikkelen B.V. Een gesprek met alle betrokkenen over partnership, techniek en toekomst.
Fintage House bedient als een van de weinige in de entertainment industrie sectoren zoals TV en film en zorgt dat alle partijen die recht hebben op een deel van de opbrengsten dit ook ontvangen. Daarvoor maakt Fintage House de contracten op met alle belanghebbenden en zorgt dat iedereen de rechten over de film, het tv-programma of de muziek afdraagt. Met de financiële afwikkeling zijn alleen al in Hongarije zo’n 1.300 bankrekeningen gemoeid.
Een aantal jaar geleden is Peter Bartels als extern adviseur door het management van Fintage House ingehuurd om organisatorische en technische verbeteringen in de bedrijfsvoering te helpen doorvoeren. Zodat het hoge serviceniveau dat Fintage House haar klanten wil bieden, kan worden gewaarborgd.
“Het door Fintage House gezochte partnership is in IDB4ict zeker gevonden.”
Uitdagingen
Fintage House – en daarmee Peter Bartels – stond op dat moment voor een aantal uitdagingen. De hardware was ernstig verouderd. Het ontbrak aan specialistische kennis van technologie en besef van de impact. Management en directie wilden het goed geregeld hebben. Peter Bartels: “Ik ben begonnen om alles binnen Fintage House in kaart te brengen. De migratie- en e-mailproblemen zijn benoemd, uitgelegd en bespreekbaar gemaakt. Er is besproken waarom iets moest veranderen en hoe technologie daarin een rol kon spelen. IT staat namelijk al lang niet meer los van de business. Het management team ging akkoord om een aanbesteding te doen zodat er een beter beeld van het kostenplaatje zou ontstaan.”
Bartels stelde vervolgens samen met Fintage House een eisen- en wensenpakket op. Twee hoofdpijlers hierin waren: niet meer investeren in eigen hardware én remote werken voor iedereen mogelijk maken. Schaalbaarheid en flexibiliteit waren belangrijke uitgangspunten. Dit wensen- en eisenpakket is als Request For Proposal (RFP) neergelegd bij een aantal ICT-bedrijven waaronder IDB4ict. Bartels: “De RFP was heel duidelijk gestoeld op het feit dat Fintage House op zoek was naar partnership, korte lijnen en een hoog kennisniveau. Ze wilden niet nummer 324 bij een grote partij zijn die alleen flexibel is binnen de grenzen van het eigen verdienmodel.”
Geboden oplossing
IDB4ict zette voor de beantwoording van de RFP een projectteam in dat grondig vooronderzoek deed, oplossingen bedacht en details uitwerkte. Nico Boom, Microsoft Consultant en Security Officer bij IDB4ict, vertelt: “Om de bestaande lokale gedecentraliseerde serveromgeving over verschillende vestingen en landen te migreren naar een centraal datacenter, was een goed doordacht plan nodig. Daarop hebben we het voorstel voor een private cloud omgeving ingediend. Dit sloot aan bij de richting die Fintage House op wilde met IT.” Peter Bartels vult aan: “Het idee van de private cloud is bij Fintage House langzaam gegroeid. In eerste instantie wilde het bedrijf eigen hardware, maar dat is op advies losgelaten. Het partnership is doorslaggevend geweest. Vertrouwen, je woord geven en houden zijn heel belangrijke aspecten.”
“IT staat al lang niet meer los van de business.”
Aanpak en uitvoering
Na de opdrachtbevestiging door Fintage House werkte het projectteam de concrete invulling en planning uit in een migratie- en projectplan. Daarvoor bezocht een deel van het team alle hoofdlocaties om een indruk te krijgen en lokale medewerkers een presentatie te geven van de oplossing. Nico Boom: “Van Hongarije was al bekend dat de serverruimte sterk verouderd was. Toen we er voor de presentatie in Budapest waren, hebben we die serverruimte zo goed als kon bekeken en verbeterd.”
IDB4ict voerde de basisinstallatie van de remote desktopomgeving uit. De toegang tot het netwerk werd omgezet van een VPN-verbinding (virtual private network) naar een remote desktop omgeving. Ook werden gateways, brokers en session hosts geplaatst en ingericht. Boom: “Al met al was het een pittige klus. Het uitdenken van de netwerktopologie heeft heel wat voeten in aarde gehad. We hebben daar kundige en goede mensen voor in huis. Zij hebben meer dan kennis en expertise. Ze weten hoe en wat er gecommuniceerd moet worden met elkaar en met de klant. Bijkomende uitdaging was dat de oude situatie tijdelijk gehandhaafd moest blijven, omdat Fintage House niet wilde dat medewerkers hinder ondervonden van de migratie.”
Een van de spannendste momenten tijdens de uitrol vond plaats in Hongarije met het migreren van de bankapplicaties naar de remote desktopomgeving. Peter Bartels: “Deze applicaties zijn cruciaal voor het werk van de medewerkers in Hongarije. Van tevoren was een inschatting gemaakt van alle verschillende encrypties die de diverse banken hanteren. Tijdens de migratie bleek bij een medeweker een variant te staan die we nog niet kenden. Op zo’n moment hoop je dat het geen showstopper zal blijken te zijn. Zorgvuldigheid en kalmte zijn dan een groot goed.”
IT Specialist Pascal Berendse over de uiteindelijke livegang van de private cloud omgeving: “Ook het weekend van de complete overgang is er gestructureerd vanaf diverse locaties in teamverband gewerkt. Op zondag hebben we alles gecontroleerd en de overgang stapsgewijs definitief gemaakt. Alle puzzelstukjes vielen goed op hun plaats.” Peter Bartels: “De implementatie en migratie naar de private cloud heeft al met al driekwart jaar geduurd. Het is – heel bewust – stap voor stap opgepakt. Eerst in Leiden, daarna Budapest en als laatste in Londen. Applicatiebeheer kent Fintage House niet. Het was dus een kwestie van pakketten ‘oppakken’ en ergens anders ‘neerzetten’. Daarna is de leverancier geïnformeerd over de nieuwe plek.”
Resultaat
Sinds de oplevering werkt Fintage House in een private cloud omgeving die IDB4ict beheert en onderhoudt. Ook is er helpdeskondersteuning opgezet. Alle medewerkers van Fintage House kunnen in een speciaal voor hen opgezet portaal zelf meldingen doen en volgen. IDB4ict bepaalt per melding of zij het op moeten lossen of dat de Service Delivery Manager van Fintage House lokaal iets moet oppakken.
Peter Bartels heeft gedurende het project de pijlers ‘niet investeren in eigenaarschap’ en ‘flexibeler werken’ voor Fintage House goed bewaakt: “Samen met IDB4ict is gebouwd aan een compromis. Wat wil je als IT behouden aan taken en waarin geef je de rol over aan IDB4ict? Fintage House is van uitvoering naar regie gegaan. Er is een standaard kostenniveau gerealiseerd. Het bedrijf heeft de regie op de uitvoering en weet waar het aan toe is. Ook zijn de grenzen van de Service Delivery Manager beter afgebakend. Zo doet Fintage House het werkplekkenbeheer.”
Het aantal verstoringen en calls is enorm naar beneden gebracht, de stabiliteit van de omgeving juist fors toegenomen. Nico Boom hierover: “Actieve monitoring van de systemen voorkomt dat medewerkers verstoringen zelfs merken. Zo kwamen we er in het begin – puur door actief te monitoren – achter dat British Telecom in Engeland met het updaten van de routers ook een verandering aanbracht in het IP-adres. Terwijl dat IP-adres wordt aangeroepen voor de internetverbinding. IDB4ict herstelde meestal de verbinding al voordat medewerkers in Londen er hinder van ondervonden. Met een upgrade van het internetabonnement is wijziging van het IP-adres vervolgens helemaal uitgesloten. Vernieuwde firewalls zorgen voor een optimale performance van de omgeving.”
“Fintage House is van uitvoering naar regie gegaan en weet altijd waar het aan toe is.”
Samenwerking
Over de samenwerking zijn beide partijen zeer positief. Peter Bartels: “Het is voor zowel Fintage House als IDB4ict absoluut een geslaagd project. Grootste voorsprong van IDB4ict op vergelijkbare dienstverleners is dat je als klant toegang hebt tot de laag eronder. Toegang tot de mensen met specifieke kennis en expertise op diverse vlakken die daar ook nog graag met je over praten en sparren. Wij zijn daarmee geholpen om na te denken over de oplossing, door die diverse invalshoeken kregen we een totaalbeeld. Door samen na te denken over kosten- en verdienmodel hebben we als partners een evenwicht gevonden in diensten en verdiensten. Het door Fintage House gezochte partnership is in IDB4ict zeker gevonden.”
Pascal Berendse heeft vanaf de oplevering de rol van klantverantwoordelijke. Hij schakelt in die functie op verschillende niveaus met Fintage House. En koppelt bevindingen weer terug binnen IDB4ict. Nico Boom daarover: “Bij IDB4ict zijn de lijnen kort en is er respect voor elkaars kennis. Dit alles komt de performance en slagvaardigheid ten goede. Onze kracht ligt in het heel snel kunnen doorvoeren van wijzigingen. Op een verantwoorde manier. Omdat we protocollen hanteren over hoe een omgeving moet zijn ingericht. Bovendien is er veel kennis aanwezig van verschillende omgevingen. Wijzigingen of verbeteringen die we voor een bepaald project doen worden waar mogelijk ook bij andere klanten doorgevoerd.”
Hostingdiensten IDB4ict
Peter Bartels over hostingdiensten: “Veel bedrijven onderschatten het belang van de laag onder de software. Daar waar storage, beveiliging, servers en dergelijke een rol spelen. Elk bedrijf zou hier serieus over na moet denken. De beweging is nu ‘uitbesteden’. Vaak wordt er vanuit kostenoogpunt gedacht dat je dan beter af bent. In veel gevallen zal dit zo zijn. Cruciaal is echter om goed advies in te winnen wat voor de business de beste oplossing is. Daarvoor hoef je de kennis niet zelf in huis te hebben.”
IT Specialist Berendse vult aan: “Het traditionele systeembeheer verliest snel aan terrein, maar daar moet wel iets tegenover staan. Of de servers nu in een ruimte in het pand of elders staan, de beleving mag niet minder zijn en moet juist beter worden. Private cloud is interessant voor het midden- en kleinbedrijf, omdat je gemakkelijk kunt op- en afschalen. Ook zijn in de prijs per server kosten voor vernieuwing, updates en onderhoud al verwerkt.”
Nico Boom
Security Officer | Microsoft consultant
Tips
- Niet elk bedrijf is gebaat bij de cloud. Laat een gedegen onderzoek uitvoeren zodat je weet wat voor jouw organisatie geschikt is.
- Laat je niet verleiden door een ogenschijnlijke superaanbieding. Laat de total cost of ownership (TCO) dus goed doorrekenen.
Over Fintage House
Fintage House bedient als een van de weinige in de entertainment industrie sectoren zoals TV en film omdat deze volledig geïntegreerd zijn in de bedrijfsvoering. Het bedrijf kent acht unieke diensten, variërend van oplossingen voor uitvoerende artiesten en auteurs om hun rechten te maximaliseren tot op maat gemaakte service voor de audiovisuele industrie. Het vormen en onderhouden van innovatieve en succesvolle samenwerkingsverbanden met experts uit de industrie om aan de wensen van de klant zo goed mogelijk tegemoet te komen, is wat Fintage House al 30 jaar het beste doet. Ze begeleiden klanten bij de kansen en valkuilen van het digitale tijdperk vanuit de kernwaarden goede service en innovatie.
